在十五年前工作的企业中，为了便于团队成员的办公与信息化管理，企业当时采购了一套办公自动化系统「OA」用于日常办公，整套系统由加密狗「类似 U 盾」与诸多的功能模块「工作台、消息、审批、计划、任务、CRM ……」的系统组成，就是拿到现在，这套系统也是不落伍的，当时和小伙伴们用了 4 年多时间，中间厂商断续的更新了那么几次，每次的更新对于厂商都是一次收钱的机会。
在使用的 4 年多时间中，面对这么多的功能模块，大部分功能浅尝即止，最常用的是消息模块，这个模块提供选择小伙伴，然后录入消息内容，偶尔也可以添加个小附件，发送后被选择的小伙伴们的电脑都能弹出消息「前提是用IE登录了这个系统」，这个功能多用于中午约饭及周五约下班后通宵游戏，偶尔也会用于会议通知或进行文件发送，至于其它的功能模块基本都是放在哪里，成了摆设。
后来离开这个企业后又断断续续的在几家企业历练，也会有相应的办公管理系统「那几年无纸化办公是比较被追随的」，其大部分功能同样也是摆设，政府、外企和极少的大企业会稍好一些，这么多年过去了，中间也碰到诸多企业采购办公管理系统，直至目前，大部分企业在挑选和应用办公管理系统时依然是这样，以系统功能的多寡来选择，辅以性价比和是否提供本地化服务，而厂商也乐忠于开发功能堆叠的系统来迎合这种选择，以方便卖个好价钱，这样造成企业买了系统却没达到期望中的效率提升、节省成本，没有为企业产生价值，纯粹为信息化而信息化。
那么功能多了好不好，功能多肯定是好的，这么多功能的产生就是因为市场中有这么多的需求，功能多是好的，买来却没有产生应有的价值，那么该怎么挑选办公管理系统？
从企业内部进行审视是挑选办公管理系统的关键。区分办公的各个场景，梳理出各个场景中的资源、流程、碰到的问题，确定各个场景实施办公管理系统的关键指标，将这些关键指标与需要采购的系统相匹配，获得适合企业当下的办公管理系统。
关键指标有很多，系统服务于人，人员匹配就是需要考虑的关键指标；在协作之间企业团队成员完成日常的工作，流程贯穿于其中，流程也是一个需要考虑的关键指标；企业内部的职能部门有其内部办公管理的诉求，往往每个职能部门办公管理的关注点是不同的，这又是一个需要考虑的关键指标。当然还有更多的关键指标，如果全部考虑进去进行全面的匹配，往往就会出现这些年碰到的情况，买回来后的大部分功能都会成为摆设。
贪多嚼不烂，要有所取舍，以当下为准，尽量少发散，现在日常干什么我们就信息化什么，在享受了信息化的红利后，会自然的发散深入，要用一个、上一个，上一个、用一个。日常中没有使用的你不能指望采购个系统回来就用了，要知道功能越多也需要越多的人来参与使用，没有这么多的人参与使用同样也只能是摆设。而且一起堆积在系统中也会产生干扰，提高整体使用的复杂度，可能唯一的收获就是花了钱买了这么多功能模块，心里上占了便宜。在选择办公管理系统时，选择少要比选择多更好，少即是多。
最近有家企业在采购办公自动化系统，寻找了几家国内知名办公自动化系统厂商进行内部招标，大概情况是这样的：各家进行自家系统的宣讲；功能、价格、服务，洋洋洒洒的几十项功能罗列，适应移动场景，基本涵盖办公管理系统的各个角落。如无意外最终会从这几家选择一家，他们忘记之前他们曾有一套系统，有很多功能都处于闲置状态，仅仅不符合移动时代就需要，就要重来一次，对于厂商是极其喜爱这样的客户的，那么对于客户自己呢？
企业办公管理系统隶属于企业管理数字化范畴内，数字化需要做到可存储、可搜索、可调用。在移动互联时代，数字化系统会在连接中融合，企业既应该从内部考虑企业管理数字化后能给企业带来什么红利，也应该从外部考虑企业管理数字化后能给用户带来什么超值的服务体验。不要再仅仅为功能埋单了，用迭代式采购办公管理系统或许是一个值得尝试的好方法。
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